W jaki sposób przedsiębiorstwa mogą ograniczyć wzrost liczby narzędzi UCC i obniżyć swoje wydatki na IT?

Może się wydawać, że termin „Unified Communications & Collaboration“, oznaczający zintegrowaną komunikację i pracę grupową, opisuje proste zadanie, ale w rzeczywistości jest ono wyjątkowo trudne. Dla większości przedsiębiorstw...

Może się wydawać, że termin „Unified Communications & Collaboration“, oznaczający zintegrowaną komunikację i pracę grupową, opisuje proste zadanie, ale w rzeczywistości jest ono wyjątkowo trudne. Dla większości przedsiębiorstw stworzenie jednego rozwiązania UCC dla wszystkich użytkowników i zastosowań to wciąż bardzo ambitny cel.

Narzędzia UCC umożliwiają pracownikowi produktywną pracę zarówno w domu, jak i w podróży. Przedsiębiorstwa i ich zespoły pracują w coraz większym rozproszeniu, a oczekuje się, że elastyczne formy pracy wpłyną na zwiększenie produktywności. Rozwija się również współpraca w ramach jednego lub wielu przedsiębiorstw. To wszystko sprawia, że intuicyjne, niezawodne, bezpieczne i interoperacyjne rozwiązania UCC stają się coraz ważniejsze.

Pracownicy oczekują dziś, że będą mogli komunikować się między sobą przy pomocy własnych urządzeń zarówno w przedsiębiorstwie, jak również poza nim, bez konieczności wybierania wielu numerów wewnętrznych lub przesiadywania w sali konferencyjnej i czekania na zielone światło od działu IT. W niektórych firmach dochodzi do potajemnego przechodzenia na aplikacje używane prywatnie, które nie odpowiadają standardom przedsiębiorstwa. Wywołuje to zagrożenia i prowadzi do łamania przepisów. Stanowi to duże wyzwanie dla działu IT, ponieważ jednoczesne korzystanie z wielu narzędzi UCC prowadzi do powstania tzw. „Shadow IT”.

Ankieta przeprowadzona w zeszłym roku przez Lifesize oraz społeczność IT Spiceworks wykazała, że przedsiębiorstwa korzystają średnio z ponad czterech różnych rozwiązań UCC od trzech producentów, by sprostać wymaganiom stawianym przez pracowników w kwestii komunikacji i współpracy. Cztery najczęściej wykorzystywane funkcje to: wysyłanie wiadomości tekstowych (74 procent), dzielenie ekranu (72 procent), połączenia głosowe i audio (72 procent) oraz wideorozmowy (70 procent).

Tworzenie narzędzi UCC i ich wdrażanie w przedsiębiorstwach odbywa się według następującego schematu: rozpoczyna się od rozwiązań planowanych pod względem strategicznym, dopasowanych do całej infrastruktury IT danego przedsiębiorstwa, a kończy się na indywidualnych preferencjach konkretnego użytkownika, włączając jednocześnie wszystkie pośrednie etapy. Nowe narzędzie UCC jest często wprowadzane, by lepiej i wydajniej komunikować się z zewnętrzną firmą partnerską, dostawcą lub klientem. Zdarza się też, że różne działy jednego przedsiębiorstwa preferują różne narzędzia UCC z powodu specyficznych wymagań lub przyzwyczajeń.

Równoległe wykorzystywanie wielu rozwiązań UCC stanowi dla działu IT źródło wysokich kosztów. Dochodzą do tego jeszcze problemy z niekompatybilnością i nakłady czasowe, które są konieczne, aby zagwarantować, że każde narzędzie UCC będzie działać nie tylko osobno, ale również w różnych kombinacjach, we wszystkich pomieszczeniach konferencyjnych i na przenośnych urządzeniach używanych do komunikacji oraz współpracy przez pracowników, zewnętrzne firmy partnerskie czy klientów.

Jedno rozwiązanie oferujące wszystkie funkcje takie jak konferencje audio, wideo, konferencje sieciowe i czat ułatwia wspólną pracę, ponieważ użytkownik nie musi ciągle zmieniać narzędzi UCC. Może pracować intuicyjnie, bez zbędnych przerw w pracy i korzystać przy tym z wielu kont, tak jak w przypadku równoległego korzystania z wielu narzędzi UCC.

W przeciwieństwie do narzędzi UCC, które oferują osobno funkcję wideokonferencji i telekonferencji, rozwiązanie All-in-One łączy obie te funkcje. Przykład: głos uczestnika biorącego udział w wideokonferencji, a znajdującego się w samochodzie, jest słyszany przez pozostałych uczestników, którzy mogą mimo to wciąż korzystać z transmisji wideo. Rozwiązanie wielofunkcyjne jest o wiele bardziej elastyczne niż pojedyncze narzędzia UCC, które umożliwiają tylko korzystanie z pojedynczych funkcji.

Uzyskanie takiej prostoty nie zawsze przychodzi łatwo. Szukając jednego rozwiązania dla wszystkich zastosowań, warto zwrócić uwagę na najważniejsze kryteria, jak unikanie ograniczania funkcjonalności i spełnienie wymogów wszystkich użytkowników. To właśnie akceptacja użytkowników decyduje o sukcesie rozwiązania UCC, które ma na celu zastąpienie innych, dotychczas używanych narzędzi UCC.

Oparte na chmurze rozwiązania UCC, takie jak to stworzone przez firmę Lifesize, są kompatybilne z najróżniejszymi urządzeniami końcowymi i systemami. Nieważne, czy przez zdalny pulpit, wyszukiwarkę internetową (przez protokół WebRTC), aplikację na urządzenia z systemem Android oraz iOS, wewnętrzny numer telefonu (tylko połączenia audio), Skype dla firm lub urządzenia firm takich jak Polycom, Cisco, Avaya lub Radvision – pracownicy, zewnętrzne firmy partnerskie i klienci mogą dzięki wysokiej interoperacyjności rozwiązań UCC bez przeszkód komunikować się ze sobą oraz współpracować.

W celu przeprowadzenia szkoleń lub narad w różnych strefach czasowych rozsądne wydaje się wybranie zintegrowanego rozwiązania UCC z funkcją nagrywania. W ten sposób pracownicy, którzy nie mogli wziąć udziału w konferencji, mogą później mieć dostęp do omawianych treści przez własny wiedeoportal.

Firma oferująca rozwiązania UCC powinna umożliwić przeprowadzenie fazy testowej. Przedsiębiorstwa mogą w niej tworzyć realistyczne symulacje w praktycznych testach. W ten sposób można określić, które rozwiązanie UCC jest wydajne i niezawodne oraz umożliwia globalną komunikację. Do testów warto włączyć zarówno dział IT, jak i pewną grupę późniejszych użytkowników, a ich opinia powinna mieć wpływ na ostateczną decyzję.

Oprócz samej funkcjonalności rozwiązań UCC, ważnymi kryteriami wyboru powinny być aspekty takie jak „Onboarding”, oferowane przez dostawcę szkolenia i dobre wsparcie techniczne. Również możliwość dyskusji z innymi klientami w społecznościach internetowych oferuje wiele korzyści.

Wykorzystanie rozwiązania UCC opartego na chmurze sprawia, że dział IT nie musi przeznaczać tak wiele czasu na instalację, wsparcie techniczne i serwisowanie. Aktualizacje są wgrywane automatycznie przez dostawcę.

To nieuniknione: UCC radykalnie zmienił stanowiska pracy dzisiejszych pracowników i nadal będzie to robił. Dział IT ma bardzo ważne, ale jednocześnie również niezwykle trudne zadanie wdrożenia w przedsiębiorstwie najlepszego rozwiązania UCC, które sprosta potrzebie komunikacji i łączności 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Poza tym dział IT musi uważać na koszty i zapewnić zyskowność kapitału (ROI) zainwestowanego w wykorzystywane rozwiązanie UCC, uwzględniając przy tym różne ekonomiczne aspekty.

In this article

Join the Conversation